Estamos desperdiçando quase metade do nosso tempo em tarefas que podem não nos beneficiar a longo prazo. Temos que criar a oportunidade de redirecionar nosso tempo para um trabalho mais valioso.
Embora não existam atalhos para realizar tarefas importantes, existe uma estratégia para ajudar a evitar a procrastinação: uma matriz de gerenciamento de tempo .
O Que É Uma Matriz De Gerenciamento De Tempo?
Quando você está abarrotado de tarefas no trabalho, é fácil perder a noção do que é “importante” e do que é “urgente”.
Essas duas palavras são frequentemente usadas de forma intercambiável, mas há uma distinção significativa entre elas – e essa distinção está no centro da matriz de gerenciamento de tempo . Essa matriz é essencialmente um método para determinar o que você deve fazer e como abordar suas obrigações com mais consciência.
Quando estamos cientes de que um prazo está se aproximando, nosso cérebro reativo entra em ação; dedicamos toda a nossa atenção a concluir algo apenas porque é “urgente” e somos recompensados com uma explosão de dopamina em troca.
Quando isso passa, no entanto, percebemos que passamos o dia inteiro fazendo coisas que não são realmente importantes e são vistas mais tarde como perda de tempo.
Stephen Covey, um educador e empresário americano, reconheceu esse “vício de urgência” e desenvolveu a matriz de gerenciamento de tempo Covey para ajudar as pessoas a distinguir entre o que é importante e o que é urgente.
Como Uma Matriz De Gerenciamento De Tempo Ajuda?
A matriz de gestão do tempo baseia-se no princípio básico de que uma gestão eficiente do tempo pode ajudar-nos a atingir os nossos objetivos. Afinal, o sucesso em quase tudo envolve gerenciamento de tempo .
Embora possa parecer que não há tempo suficiente no dia para concluir tudo, existem maneiras simples de organizar seu tempo para que não pareça que você está sempre ficando sem ele.
A matriz de gerenciamento de tempo pode atuar como uma ferramenta para entender suas prioridades e objetivos.
É particularmente útil se você luta com distrações e desperdícios de tempo ou se se sente sobrecarregado ao planejar suas tarefas.
A matriz de gerenciamento de tempo fornece uma estrutura para seus objetivos, permitindo que você se concentre mais em alcançá-los em vez de planejar para alcançá-los.
Ao incorporar melhores hábitos de gerenciamento de tempo em sua vida pessoal e profissional, você pode reduzir seu estresse geral, produzir um trabalho melhor e até melhorar suas oportunidades de carreira.
Como Criar Sua Própria Matriz De Gerenciamento De Tempo
Agora que você sabe como uma matriz de gerenciamento de tempo pode ajudá-lo, é hora de fazer uma para você.
A criação de uma matriz de gerenciamento de tempo é a seguinte: desenhe 4 caixas, cada uma contendo quatro palavras nos lados esquerdo e superior: Não importante, importante, urgente e não urgente. Em seguida, você escreve suas atividades na caixa de seção transversal apropriada e age a partir daí.
Como Criar Seus Quadrantes
Use as descrições abaixo para ver onde cada uma de suas atividades específicas se encaixaria.
QUADRANTE I:
As tarefas neste quadrante devem incluir coisas importantes e urgentes que são um tanto raras e, como o nome sugere, são tarefas que exigem sua atenção imediata.
Com as tarefas do quadrante I, quase certamente haverá consequências instantâneas se você não as concluir dentro do prazo.
Essas consequências podem ser uma oportunidade perdida, um revés no trabalho ou uma avaliação de desempenho ruim.
Tarefas importantes e urgentes são frequentemente chamadas de “combate a incêndios”. Se a sua organização tem um prazo de cliente enorme, mas o líder do projeto está doente por uma semana, você e sua equipe provavelmente estão colocando todo o seu foco e energia em realizar o trabalho com menos orientação do que o normal.
Ou se um cliente liga e está pronto para comprar o maior negócio que sua empresa viu durante todo o ano, é um daqueles momentos críticos de “abandono tudo o que você está fazendo”.
QUADRANTE II:
Os deveres do Quadrante II são importantes, mas não são necessariamente tarefas urgentes ou podem não exigir atenção imediata. Se parece que todas as suas tarefas importantes também são urgentes, isso pode significar que você tem um acúmulo de tarefas importantes em sua lista de tarefas que se tornaram urgentes porque você as adiou por tanto tempo.
Embora não sejam urgentes, essas tarefas do quadrante ii são importantes para seus objetivos estratégicos e de longo prazo, pessoais e profissionais.
Essas tarefas são do tipo que criam o maior impacto. Melhorar os processos de trabalho, concluir treinamentos extras e construir relacionamentos são exemplos de tarefas do quadrante ii.
Se você tiver capacidade, organize grandes blocos de tempo imperturbável para trabalhar em questões urgentes e não importantes. Quanto mais tempo você puder ficar em um estado de fluxo e se concentrar genuinamente, melhor.
QUADRANTE III:
Os deveres do Quadrante III são aqueles que você deve delegar ou automatizar sempre que possível. Essas tarefas são urgentes, o que significa que precisam ser concluídas dentro de um prazo, mas não são necessariamente atividades críticas.
Por exemplo, seu colega pede que você o ajude com a apresentação do PowerPoint que eles apresentarão amanhã.
Embora haja um prazo para este projeto, não é tão importante para você quanto é para eles. Em vez de tomar uma quantidade significativa de tempo do seu dia e de suas tarefas para ajudá-los passo a passo com este projeto, ofereça seu apoio para verificar o trabalho deles assim que eles sentirem que estão prontos.
Esse é o tipo de tarefa em que você deseja gastar o mínimo de tempo possível. Muitas vezes, eles podem ser contraproducentes para o seu fluxo de trabalho, não contribuem muito para o seu objetivo geral, não estão no topo da sua lista de prioridades e adicionam uma camada de névoa à sua vida diária que dificulta a visão.
QUADRANTE IV:
As tarefas do quadrante IV não são urgentes nem importantes, portanto, provavelmente não valem o seu tempo. Considere o quadrante IV como um buraco negro.
Você é arrastado cada vez mais fundo à medida que passa mais e mais tempo lá, até perder todo o impulso e energia para se concentrar em coisas importantes.
As atividades a seguir são exemplos de atividades de baixa importância ou de baixa urgência: vasculhar as redes sociais à toa, assistir televisão sem sentido, classificar mensagens de spam, participar de reuniões que não têm nada a ver com seu trabalho etc.
Tenho certeza de que há muitas tarefas que cada um de nós pode nomear no quadrante IV.
Essas tarefas sem sentido parecem uma perda de tempo, e muitas vezes sentimos vergonha quando gastamos muito tempo com elas.
Escrevê-los e vê-los no papel funcionará como um lembrete para não participar deles com tanta frequência.
Identifique Suas Prioridades
Ser capaz de descobrir quais tarefas vão para onde significa entender suas prioridades.” A ideia da matriz de gerenciamento de tempo de Covey é nos fazer pensar se uma tarefa está nos ajudando a alcançar nossos objetivos ou não.
Reorganize sua lista de tarefas de acordo com a grade acima, para que você possa ver rapidamente quais tarefas exigem atenção imediata e quais são as mais críticas.
Me conta, já tinha ouvido falar nesta matriz?
